Les achats ; un levier primordial au service de l’autonomie des médecins. Coup de projecteur sur Patrick Ribes, 43 ans, directeur des Achats du groupe Vitalia, Clémence Maloux, 28 ans, ingénieur biomédicale et Responsable des achats d’équipements médicaux et Hervé Peray, 49 ans, pharmacien responsable des achats de médicaments et des dispositifs médicaux.

Interview de Patrick Ribes Directeur des Achats

Profession Médecin : Quelles sont vos missions actuelles ? Et comment vous définiriez-vous ?....

PR : J’ai en fait plusieurs casquettes. Je pilote et définis la stratégie d’achats pour le groupe, mais je suis aussi le principal médiateur et négociateur entre les praticiens et les différents acteurs de l’industrie médicale et pharmaceutique… En cabinet ou dans certaines cliniques, les médecins sont en permanence sollicités par des visiteurs médicaux et font face à des demandes commerciales de toutes sortes qui parasitent leur activité. Avec mes collaborateurs, mon rôle est de les soulager de tout cela et de faire au mieux dans leur intérêt et celui des patients.

Ma mission principale est de regrouper les achats des cliniques et de négocier avec nos prestataires les meilleures conditions. J’ai également mis en place l’organisation et les outils qui nous permettent de mesurer les consommations de nos établissements.

Cette organisation repose sur des Groupes d’Achat Métiers (GAM) constitués d’experts présents dans nos établissements : praticiens, pharmaciens, chefs de bloc, ingénieurs biomédicaux, directions d’établissement. Jusqu’à présent, ces experts achetaient quotidiennement les produits et services dont ils avaient besoin. Désormais ils se répartissent les marchés et les négociations par spécialité, et ce, pour l’ensemble des cliniques.

Profession Médecin : Quel est l’avantage de ce système ?

PR : Outre la participation des médecins à la politique achat du groupe, cela nous permet d’être en contact permanent et d’échanger conseils et bonnes pratiques. Cela leur permet également de garder le contact avec les fournisseurs, les produits, les innovations technologiques et de bénéficier de l’apport d’expérience et d’expertise des confrères. Mais surtout de participer aux choix et aux décisions à l’échelle d’un groupe et non d’une clinique seule.

Profession Médecin : Concrètement comment se passe un groupe d’achat métiers ? Quel niveau d’implication espère-t-on des praticiens ?

PR : Le groupe d’achat métiers est missionné pour élaborer la stratégie d’achat d’une famille de produits spécifiques à l’échelle du groupe et rationaliser le référentiel produits Vitalia : c'est-à-dire définir les bonnes pratiques et les critères de choix, rédiger le cahier des charges, identifier les produits et les fournisseurs répondant à ce cahier des charges, les comparer et rendre leur verdict.
L’exercice est compliqué ! Tout en se basant sur sa propre expérience et vision des choses, chaque participant doit aussi prendre en compte l’intérêt de ses confrères, de son établissement et du groupe. La négociation finale et financière reste la prérogative et la responsabilité du service achat. Des réunions par spécialité (urologie, orthopédie, chirurgie digestive, ophtalmologie, etc…) ont lieu régulièrement depuis mars dernier, afin de définir avec les praticiens les politiques achats sur des sujets « sensibles » tels que les implants et les équipements de bloc.
Dans un premier temps nous établissons un « référentiel », un consensus de bonnes pratiques précisant nos attentes en termes qualitatifs et quantitatifs. Bientôt nous étudierons les offres des fournisseurs afin de retenir ceux répondant aux critères de choix définis.

Profession Médecin : N’est ce pas un frein à leur autonomie ? A leur liberté de prescription ?

PR : Bien au contraire ! Nous sommes des facilitateurs, nous nous chargeons de toute la partie ingrate de l’achat : la négociation. Le choix des produits incombe entièrement aux praticiens qui au sein des Groupes d’Achats Métiers ou des Clubs des Spécialités définissent les critères médico-économiques et les bonnes pratiques. Avec mes collaborateurs du service Achats, nous veillons simplement à trouver le ou les produits et les fournisseurs cadrant parfaitement avec les cahiers des charges établis. Nous sommes à l’écoute des praticiens pour améliorer leur confort, celui de leurs patients et pour optimiser leurs conditions d’exercice.

Profession Médecin : Que pouvez-vous nous dire du portail d’achat Vitalia ?

PR : PACHA, le portail Achats de Vitalia est le catalogue dématérialisé de l’ensemble des produits choisis par les GAM et négociés par le département Achats. Seuls, les fournisseurs et produits référencés par le Groupe seront visibles sur PACHA. C’est un outil formidable, complet, rapide et pratique au service des établissements qu’ils pourront consulter à volonté pour le choix des produits et y trouver des informations sur la prescription, le bon usage, les parutions des sociétés savantes, etc. C’est, en résumé, le « Amazon.com » professionnel des produits utilisés dans nos établissements.

Profession Médecin : quels sont vos chantiers actuels ?

PR : Notre quotidien est d’analyser les consommations de nos établissements pour identifier les masses d’achats par famille de produits et de prestations, de les globaliser, les chiffrer et les négocier. Nous avons d’ores et déjà traité les grandes thématiques médicamenteuses et les dispositifs médicaux comme l’oncologie, l’anesthésie, les solutés, les gaz halogénés, les fluides médicaux, l’habillage du bloc, le drapage opératoire, les sutures et l’agrafage mécanique… Nous avons également conclu des accords en ce qui concerne les services comme la maintenance, la blanchisserie, les assurances, la téléphonie, l’intérim. Les chantiers principaux sont ouverts mais il reste encore beaucoup à faire et il faut, chaque année, reprendre et optimiser les négociations de l’année précédente

Profession Médecin : Comment travaillez-vous avec vos collaborateurs ? Quel est le rôle de chacun ?

PR : Clémence est responsable des achats d’équipements médicaux et Hervé des médicaments et des dispositifs médicaux. Pour eux cela implique d’analyser les besoins de l’ensemble des cliniques, de globaliser les volumes, de définir les cahiers des charges par matériel ou produit en collaboration avec les praticiens, les pharmaciens et les directions d’établissements (GAM) et enfin de consulter les fournisseurs et lancer les appels d’offre. Ensuite, ils se consacrent à l’analyse des propositions et aux renégociations.
Ils ont aussi une fonction conseil et support importante auprès des établissements, sur l’organisation des PUI, le CBU, le circuit du médicament, les nouveautés technologiques et produits, les bonnes pratiques, etc. Clémence est également en charge du développement du portail Achats, de son paramétrage et de son déploiement au sein des cliniques.
Pour ma part, je m’occupe de définir la stratégie Achats du groupe, de définir les orientations de chacun, de fixer les objectifs, structurer et animer l’équipe et les réseaux d’achat (GAM) et les directions d’établissements. Bien entendu, je participe aux négociations avec les fournisseurs « médicaux » et j’ai en direct les familles de produits ou de services non médicales comme les assurances, la téléphonie, l’intérim, les fournitures de bureaux, les énergies…

Profession Médecin : En quelques mots… Qu’est-ce qui vous différencie du directeur des Achats d’un groupe industriel ou commercial ?

PR : L’Homme et plus précisément sa santé. Nos patients sont au cœur de nos réflexions, et tous nos choix sont dictés par le confort et la sécurité que nous nous devons de leur apporter.

Profession Médecin : Quelle est votre plus grande satisfaction ?

PR : Sans conteste la qualité des relations fortes et sincères avec les équipes en clinique. Je souhaite que, malgré le nombre croissant d’établissements nous rejoignant, nous maintenions ces relations, notamment avec les praticiens car nous devons construire avec eux.

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