Numéros de téléphone :

Petite astuce à connaître… Les différentes compagnies de téléphone (en particulier France Telecom), gardent sous le coude des numéros faciles à retenir… Vous pouvez ainsi acheter un numéro pratique et facile, avec même la possibilité d’acquérir des lignes groupées. Ainsi, il vous suffira de changer le ou les derniers chiffres pour obtenir le numéro direct de votre bureau, de vos associés, du fax, du standard...

Accueil téléphonique et secrétariat

Le standard est un poste important, c’est l’entrée dans votre activité. Il doit être professionnel, confidentiel, pertinent, efficace et accueillant.

Vous pouvez faire appel à des standards externes, gérer par des professionnels, ils ont l’avantage d’être peux coûteux pour un volume faible d’appel. Vous consultez votre agenda sur internet. Les consignes sont précises et claires. C’est un moyen économique à réserver aux installations individuelles, surtout en médecine générale, et spécialité médicale à faible activité technique.

Si vous êtes installés en groupe ou si vous avez une activité technique importante avec des suivis et soins importants, le recrutement d’une secrétaire est une très bonne solution, certes coûteuse, mais plus efficace pour la gestion de votre activité. Il est important de choisir une secrétaire vous ressemblant. Le coût de revient est élevé : entre 2.200 et 2.800 euros brut par mois. Soit près de 100 consultations par mois. Il faut donc chiffrer le budget, et évaluer l’impact sur votre activité professionnelle mais aussi sur votre qualité de vie.

Cependant, vous rentrez dans une logique de chef d’entreprise avec des salariés, et les problèmes de relations humaines : fiches de paies, congés payés, arrêt maladie, licenciement… Il est plus simple de confier la gestion de votre personnel à votre comptable ou à votre Association de Gestion Agrée. La rémunération de cet intermédiaire se fait en général à un prix fixe par acte. Par exemple, 15 euros la fiche de paie.

Les horaires de consultation :

Soyez simple, ne compliquez pas les choses. Mettez vous à la place d’un patient… Ayez des horaires faciles à retenir, c'est-à-dire identiques et reproductibles :

Exemples :

• Ex1 : Consultation tous les jours de la semaine de 9h à 12h et de 15h à 19h
• Ex2 : Consultation tous les jours de la semaine sauf samedi et jour fériés de 9h à 12h et de 15h à 19h
• Ex3 : Consultation ouverte tous les matins de 9h à 12h et sur rendez-vous tous les après-midi de 15h à 19h
• Ex4 : Consultation les Lundi, Mercredi et Vendredi de 9h à 12h et de 14h à 19h.

Evitez à tout prix :

Consultation le lundi matin de 8h à 11h30, le mardi de 10 h à 16 h00 avec pause entre 12h et 14 h00, le mercredi de 8h30 à 11h 30 sur rendez-vous, le Mercredi après-midi de 15h à 16h30 ; le Jeudi de 8h30 à 12h30 sur rendez-vous, le Jeudi et Vendredi après-midi de 15h30 à 18h55… Visite en dehors de ces heures…

Annuaire téléphonique (art 80 du code de déontologie) :

Les seules indications qu’un médecin est autorisé à faire figurer dans les annuaires à usage public, quel que soit le support, sont :

1. Nom, prénoms, adresse professionnelle, numéros de téléphone et de télécopie, jours et heures de consultations;
2. Sa situation vis-à-vis des organismes d’assurance maladie : conventionné ou non, honoraires libres ou non (secteur I ou II) ;
3. La qualification qui lui aura été reconnue conformément au règlement de qualification, les diplômes d’études spécialisées complémentaires et les capacités dont il est titulaire.

N’oubliez pas de vérifier vos coordonnées dans les pages jaunes et blanches !

Vérifier sur internet que vous soyez bien inscrit dans la bonne rubrique. Pensez à modifier vos coordonnées en cas de changement d’adresse. Ne vous inscrivez sur aucun autre annuaire car ils sont souvent payants ou font régulièrement l’objet de procédures contentieuses.

Source : Melios, Docteur Didier Legeais